أبرز وأفضل الأجهزة التي يحتاج لها المكتب

لم يعد تأثيث المكاتب بالبساطة التي كان عليها قبل نصف قرنٍ من الآن، حيث كان أثاث المكتب عبارة عن طاولات وكراسي وربما يلحق بها آلة كاتبة أو آلات حاسبة كبيرة مزودة بطابعة لمكاتب المحاسبة، مع رفوفٍ كثيرة لتخزين المصنفات والملفات، أمَّا الآن فأنتم بحاجة إلى الأجهزة الذكية أكثر من أي شيء آخر، مثل الكومبيوترات وأجهزة الطباعة والتصوير الحديثة وتجهيزات الاتصالات...إلخ، عشرات الأجهزة المعدَّة خصيصاً للاستخدام المكتبي.

في هذه المادة يقدم لكم موقع أبرز الأجهزة التي ستحتاجون لها في مكاتبكم، وسنتحدث عن الأجهزة القابلة للنقل بسهولة والتي لا تحتاج إلى تجهيز مسبق أثناء البناء، وجميع هذه الأجهزة من شأنها أن تسهل العمل وتمنحكم كفاءة عالية.

1- أجهزة الحاسوب المكتبية

أول الأجهزة التي يجب أن نفكر بشرائها عند تأثيث المكتب هي الكومبيوترات، فاختيارنا لها سيتحكم بتصميم المكتب ونوعية الطاولات كما سيتحكم بميزانيتنا، وأول ما يجيب علينا التفكير به عند شراء كومبيوتر المكتب هو إن كان من الأفضل أن نحصل على حواسيب محمولة أم ثابتة؟.

فعلياً يخضع هذا الاختيار بشكل كامل تقريباً إلى طبيعة الأعمال التي تقومون بها باستخدام الحاسوب، حيث تتيح لكم الكومبيوترات المحمولة مميزات فريدة إذا كانت أعمالكم المكتبية لا تتطلب مواصفات خاصة، فإذا كنتم تعملون في مجال المحاماة مثلاً سيكون استخدامكم للحواسيب متعلقاً ببرامج Microsoft Office وسيكون المحامي ممتناً لقدرته على حمل اللاب توب معه أينما ذهب ليتمكن من متابعة أعماله عن بعد.

لكن إذا كنتم تعملون في مجال تصميم الإعلانات والفنون البصرية قد يكون من الأنسب الحصول على حواسيب ثابتة ذات مواصفات محددة يعرفها تماماً المتخصص في هذا المجال، هذا لا يعني عدم إمكانية استخدام الكومبيوترات المحمولة في هذه المكاتب، لكن ستكون الأولوية لاستخدام الكومبيوتر الثابت.

أمَّا من حيث المواصفات التي تتحكم بدورها بالأسعار فلن نبالغ إن قلنا أنَّها تخضع بشكل كامل لطبيعة العمل، وأنَّ الهوامش ليست واسعة كما هو الحال مع شراء الكومبيوتر الشخصي، فإذا كنتم حقاً ترغبون بالحصول على أجهزة مكتبية تفي بالغرض لا بد أن تتحكم الحاجة بالميزانية وليس العكس.

2- أجهزة الاتصال بالإنترنت

أصبحت تقنيات الاتصال الحديثة بمثابة العمود الفقري للعمل المكتبي، لذلك ستجدون سلسلة من متطلبات الاتصال التي يفرضها عليكم المكتب العصري، فأنتم بكل تأكيد ستتجهون للحصول على اتصال بشبكة الانترنت، إلى جانب إنشاء شبكة داخلية تربط الحواسيب مع بعضها.

هذا يعني بالتالي أنكم بحاجة إلى أجهز بث متطور لشبكة الإنترنت (Router)، إضافة إلى أجهزة توزيع الشبكة الداخلية فضلاً عن الكومبيوتر الأساسي أو السيرفر الذي يعتبر قائد هذه العملية، وعادةً ما يرغب أصحاب المكاتب بالحصول على الأفضل لضمان جودة الأداء واستمراريته، لذلك يمكن القول أن المعيار الرئيسي لاختيار الراوتر وأجهزة توزيع الشبكة في المكاتب هو عدد الموظفين الذين سيستخدمون هذه الشبكة، كما ننصحكم بزيارة دليل لبيب لاختيار الراوتر.

3- أجهزة الاتصالات الداخلية

على الرغم من الاعتماد الكبير على البريد الإلكتروني وبعض البرامج التي تتيح اتصالاً مباشراً بين الموظفين داخل المكتب على غرار الإيميل الداخلي في Out look، إلَّا أن معظم الشركات تميل لتجهيز مكاتبها بوسائل اتصال داخلية تقليدية نوعاً معا.

بعض هذه الوسائل تكون متاحة بالضرورة كميزة إضافية ضمن أجهزة الهواتف المكتبية على غرار هواتف باناسونيك المعدة للاستخدامات المكتبية والتي ترتبط جميعها بمقسم واحد يتيح الاتصال داخلياً من خلال طلب الرقم الداخلي للموظف، كذلك تعتبر أجهزة الانتركوم السلكية واللاسلكية من أبرز وسائل الاتصال الداخلية في المكتب.

عدد الموظفين وطبيعة عملهم تتحكم بنوعية الاتصال الداخلي بينهم، فاستخدام الهاتف الداخلي سيكون مثالياً للموظفين الذين يعملون من وراء مكاتبهم، بينما سنكون أجهزة الانتركوم اللاسلكية ضرورة ملحة لإنشاء اتصال بين الموظفين المتنقلين، فإذا كنتم على وشك افتتاح شركة الطباعة والإعلان الخاصة بكم، لا بد أنَّكم ترغبون باتصال دائم بين مكتب الإدارة في الطابق الثاني وبين موظفي الورشة في الطابق الأول، وسيكون الاتصال اللاسلكي الداخلي خياراً جيداً في هذه الحالة.

4- أجهزة الطباعة وأنواعها

معظم المكاتب مهما كان اختصاصاها تحتاج إلى أجهزة الطباعة، لكن مدى حاجتنا إلى هذه الأجهزة هو ما يحدد نوعية ونمط الطابعات التي يجب أن نشتريها، فلا بد أولاً من تحديد الدور الذي ستلعبه الطابعة في العمل المكتبي، خاصة أن أغلب المراسلات الداخلية ضمن المكتب والمراسلات الخارجية أصبحت تتم عن طريق أجهزة الاتصال الذكية ووسائل الاتصال الحديثة، ويجب أن نفكر بعدد الموظفين الذين سيستخدمون هذه الطابعة وكثافة استخدامهم لها، ومن خلال التفكير بمجموعة من الأسئلة يمكنكم الوصول إلى القرار الأنسب.

• هل نحتاج طابعة ملونة أم طابعة أبيض وأسود؟

تكاد الطابعات ذات الحبر الأسود تندثر من السوق نتيجة ضيق الفجوة في تكلفتها مقارنة بالطابعة الملونة، لكن ما زال البعض لا يحتاج إلى طابعة ملونة في عمله ويلجأ إلى الطابعة ذات الحبر الأسود التي تسد حاجاته، كما يعتمد البعض على طابعتين إحداها للمستندات والنصوص وتكون ذات حبر أسود فقط، وطابعة ملونة للصور أو النصوص الملونة.

ستجدون مثلاً طابعة سامسونج الليزرية (B&W Laser Xpress M2020W) القادرة على طباعة 21صفحة أبيض وأسود بالدقيقة، وهي من الأمثلة الجيدة للطابعات ذات الحبر الأسود.

وإذا كنتم تعتقدون أن الطابعة ذات الحبر الأسود خالية من التقنيات فيجب أن تعرفوا أنَّ هذه الطابعة على سبيل المثال تتيح لكم الاتصال بها عبر Wi-fi  لتتمكنوا من طباعة ما تريدون عبر الهاتف الذكي، كما تتيح لكم الاتصال بها عن بعد عبر الإنترنت لتقوموا بطباعة ما تريدونه وأنتم خارج المكتب، لتجدوا مستنداتكم بانتظاركم عن العودة.

وتمتلك طابعة سامسونج هذه ذاكر تصل إلى 64MB، وهي سهلة الاستخدام مع دقة ممتازة في الطباعة، وتقنية Easy Eco Driver التي تساعد في توفير الحبر والورق والطاقة، وسعر هذه الطابعة حوالي 70دولار أمريكية، أي ما بعادل حوالي 270ريال سعودي.

• الطابعة الليزرية والطابعة النفاثة

باختصار شديد يمكن القول أنَّ الطابعات النفاثة ما تزال أكثر رواجاً من الليزرية بسبب انخفاض تكلفة شرائها وتبديل أحبارها وصيانتها، مع أداء جيد مقارنة بأداء الطابعات الليزرية.

فتكلفة الطباعة باستخدام الطابعات النفاثة للحبر تصل إلى حوالي 30% من تكلفة الطباعة الليزرية، هذا ما يجعلك ترغب باقتنائها في مكتبك خاصة إذا كنت تعتمد أكثر على طباعة الصور، وعيبها الأساسي أن سرعتها ستكون أقل من الليزرية خاصة مع الصور الملونة ذات الدقة العالية.

أما إذا كنتم تعتمدون على طباعة النصوص بالأبيض والأسود بشكل كبير فستكون الطابعة الليزرية خياراً جيداً مع سرعة عالية وتكلفة موازية تقريباً للطابعات النفاثة.

من حيث سعر الشراء لم تعد الفجوة كبيرة بين النمطين كما كانت سابقاً، لكن ما تزال أحبار وقطع تبديل الطابعة الليزرية أغلى بمتوسط 30% مقارنة مع الطابعة النفاثة، وربما تكون الميزة التي ستعجبكم في طابعة الليزر أن الحبر لن يختفي إذا تعرضت الأوراق للبلل بعد طباعتها.

• الطابعات المدمجة والطابعات المستقلة

بالنسبة للمكاتب الصغيرة والتي تحتوي عدداً قليلاً للموظفين مع طبيعة عمل لا تتطلب ضغطاً كبيراً على أجهزة التصوير والطباعة ستكون الطابعات المدمجة خياراً جيداً، فهي تتيح تصوير الأوراق وطباعتها مباشرة، أو نقل الصور إلى الكومبيوتر أو الطباعة من الكومبيوتر، إضافة إلى جهاز الفاكس، وكل ذلك في آلة واحدة.

تحتوي طابعة ايبسون Epson WorkForce WF-3620DWF الموجودة في الصورة على تقنيات رهيبة، فهي تحتوي على نامي اتصال (سلكي ولاسلكي) كما تقوم بأداء مهمات متعددة في وقت واحد، حيث تتيح لك الطباعة والتصوير بشكل منفصل وفي وقت واحد، إضافة إلى الفاكس، وكل هذا لن يكلفكم أكثر من 150دولار أمريكي، أي حوالي 600ريال سعودي.

لكن ما تزال هذه الطابعات ضعيفة في الأداء المكتبي وغير قادرة على احتمال الضغوطات والاستعمال الكثيف، فضلاً عن الازدحام الي ستسببه في حال وجود عدَّة موظفين يستخدمون هذه التقنيات على مدار اليوم، ما يعني أنَّك ستضطر لشراء طابعة مدمجة لك موظفين اثنين، لكن مع ذلك ستبقى الأجهزة المنفصلة هي الأفضل للاستعمال في المكتب.

5- آلات التصوير الضوئي

أغلب المكاتب تحتاج لتصوير المستندات بقصد الحصول على نسخة مطبوعة أو إلكترونية، ولهذا هم بحاجة إلى آلات التصوير الضوئي، ويمكن أن تجدوا نمطين أساسيين من آلات المسح الضوئي، النمط الأول هو آلات التصوير الضوئي المعدة للطباعة، والنمط الثاني هو الماسح الضوئي الآلي بدون طابعة.

6- آلة التصوير الضوئي والطباعة أو السكانر العادي

 آلة التصوير هذه تتميز بقدرتها على تصوير الأوراق وطباعتها في آن واحد، وتمتلك مميزات كثيرة منها تحديد عدد النسخ التي تصل إلى 500نسخة وبسرعة تتجاوز خمسين ورقة بالدقيقة، والطباعة على الوجهين، وغالباً ما تكون ذات حبر أسود فقط وبدقة جيدة لكنها ليست ممتازة خاصة لطباعة الصور، كما تتوفر مع أحبار ملونة ودروج متعددة للورق مع خيارات لأكثر أحجام الورق استخداماً.

ما يحدد حاجتكم لهذه الآلة بشكل منفصل هو مدى حاجتكم لتصوير كميات كبيرة من الأوراق وبنسخ متعددة، فهي تتميز بحبر رخيص وتعتبر اقتصادية في استهلاك كمية الحبر، فإذا كنتم على وشك افتتاح مكتب إنتاج تلفزيوني ستحتاجون إلى تصوير النصوص لتوزيعها على لجنة التقييم، ثم المخرجين والفنيين ونسخ إلى الرقابة، وإذا كان النص مؤلف من 100صفحة A4 فأنتم على الأقل ستقومون بطباعة 20ألف صفحة وأكثر.

أمَّا إذا كانت حاجتكم لتصوير الأوراق منخفضة أو متوسطة عندها يمكنكم الاكتفاء بوجود الطابعة المدمجة أو الماسح الضوئي بدون طابعة.

7- الماسح الضوئي scanner

المكاتب الصغيرة ما لم تكن تعمل أصلاً في مجال يعتمد على تصوير الأوراق لن تكون بحاجة إلى آلة تصوير متكاملة، لأنها تتطلب ميزانية خاصة ومساحة خاصة، لكن معظم المكاتب ستكون بحاجة لآلة الماسح الضوئي أو السكانر Scanner، والماسح الضوئي يقوم بتصوير الأوراق ونقلها إلى الكومبيوتر بصيغ متعددة أبرزها صيغة PDF وصيغة الصور JPG، وهناك تقنيات عديدة توفرها الماسحات الضوئية وتتحكم بأسعارها.

بالدرجة الأولى يجب أن تختاروا بين الماسح الضوئي العادي والآلي، أمَّا العادي فهو الذي يتطلب منكم قلب الورقة يدوياً لتصور الوجه الثاني، وهو غالباً أبطأ من الآلات الأوتوماتيكية كما أنَّه يقوم بتصوير ورقة واحدة كل مرة، وهذه الآلة أكبر حجماً حيث تكون بحجم ورقة A4 أو أكبر قليلاً، وهي مناسبة إذا لم يكن استخدام آلة المسح الضوئي جوهرياً في مكتبكم.

أما الخيار الثاني فهو السكانر الأوتوماتيك، والذي يتميز بحجم أصغر يسمح لنا بتلقيمه عدد من الأوراق يصل إلى خمسين ورقة دفعة واحدة مع إمكانية تصوير الوجهين دون الحاجة لتدخل الموظف، كما تحتوي غالباً على مدخل خاص لتصوير البطاقات الشخصية وبطاقة التعريف الصلبة.

8- أجهزة قاعة الاجتماعات

تحتوي معظم المكاتب الحديثة على قاعة خاصة بالاجتماعات، ويمكن لكم أن تعرفوا نوعية الأجهزة التي تتطلبها هذه القاعة من خلال التفكير بالمهمات التي تؤديها القاعة نفسها، حيث أن قاعة الاجتماعات ستكون مكاناً لعرض المشاريع والخطط على الموظفين أو العملاء ومناقشتهم بها، كما ستكون المكان الذي تعقد فيه جلسات العمل المهمة والاجتماعات عبر الانترنت، لذلك لا بد أن تكون هذه القاعة مجهزة بمجموعة من الأجهزة التي تفيد هذه الأغراض.

9- جهاز العرض بروجيكتر Projector

المتطلب الرئيسي لقاعة الاجتماعات المثالية هو وجود جهاز العرض الضوئي Projector, ومن حسن الحظ أنَّ هناك الكثير من الخيارات بالنسبة للبروجيكتر، لكن من سوء الحظ أنَّ الأفضل هو الأعلى سعراً غالباً.

عموماً لا بد أن نفكر بمدى حاجتنا لجهاز العرض الضوئي في الاجتماعات، ونوعية العروض التي نتوقع أنَّها ستكون ذات كثافة عالية، بالتالي سيحدد ذلك المواصفات الأساسية للبروجيكتر، وستكون دقة الصورة هي أول ما يجب أن نبحث عنه.

توفر أجهزة العرض أربعة مستويات أساسية من الدقة، والتي تتحكم بالتالي بحجم شاشة العرض، وهذه المستويات هي:

1. SVGA (600×800) تحقق هذه الدقة جودة مقبولة مع شاشات عرض متوسطة الحجم وستكون مناسبة إذا كانت العروض لا تعتمد على الصور بقدر اعتمادها على الرسوم والكتابة.
2. XGA (1024×768) هذه الدقة تعطي رؤية جيدة في الشاشات الأكبر لكنها أيضاً ستكون مناسبة ما دمنا لا نعتمد في عروضنا على الصور عالية الدقة أو الفيديو.
3. WXGA (1280×800) مع هذا المستوى من الدقة سنصل إلى شاشات العرض الكبيرة ودقة صورة HD720p، تتيح لنا عرض التسجيلات المصورة والصور المتحركة بدقة فائقة.
4. WUXGA (1920×1200) ومع هذا المستوى نكون قد وصلنا إلى أعلى مستوى دقة نرغب به مع شاشات العرض الكبيرة، وتتيح لنا عرض الفيديو بدقة فائقة HD1080p.
5. اختيار الدقة يرتبط بشكل وثيق بحاجتكم إلى دقة مرتفعة وذلك يتعلق أيضاً بطبيعة الخدمات التي تقدمها مكاتبكم أو الأعمال التي تقومون بها، كما سيكون حجم وتصميم قاعة الاجتماعات حاسماً باختيار حجم الشاشة.

10- الاجتماعات عبر الإنترنت

اجتماعات الإنترنت أصبحت أمراً ضرورياً بالنسبة لأغلب المكاتب، وذلك لا يرتبط فقط بالاجتماع مع الأشخاص خارج المدينة أو العملاء من دولة أخرى، بل حتَّى بين المدير والموظفين أو بين الموظفين وعملاء لا يملكون الوقت الكافي للاجتماعات التقليدية، لكن هل هناك تجهيزات خاصة لاجتماعات الإنترنت؟

فعلياً ما تطلبه اجتماعات الإنترنت هو كاميرا، ميكروفون، وجهاز اتصال (كمبيوتر أو جهاز لوحي أو حتَّى هاتف)، إلى هنا يبدو الأمر بسيطاً، وهو كذلك بالفعل، لأن أغلبنا يحمل هاتفاً ذكياً قادراً على إجراء اتصال بالصوت والصورة عبر الشبكة، كما أن اللابتوب مزود بكاميراً وميكرفون دون الحاجة لإضافات، لكن الأمر سيكون معقداً أكثر في المكاتب خاصة مع وجد اجتماعات جماعية.

على المستوى الشخصي عدما نتحدث مع أقاربنا المغتربين يتناقلون الهاتف فيما بينهم ويحاولون أن يتكلموا جميعاً فتصبح الشاشة مكتظة بالوجوه، لكن في العمل لا يمكن أن يكون الأمر كذلك، لذلك أنتم بحاجة لتأمين اتصال بين جهاز الكومبيوتر وشاشة العرض سواء كانت شاشة عرض ضوئية أو شاشة تلفاز عادية، وهذا يتم غالباً عن طريق كابل USP أو لاسلكياً، ثم لا بد من وجود كاميرا مخصصة للاجتماعات تستطيع أن تلتقط زاوية واسعة بدقة جيدة، وتلجأ الشركات الكبيرة لتزويد قاعة الاجتماعات بميكروفونات مخصصة لهذا النوع من الاتصالات، فضلاً عن ذلك لا بد من دراسة الإضاءة جيداً لتبدو الصورة واضحة أثناء الاجتماع.

أخيراً... لا بد أنَّنا لم نتمكن من الإحاطة بجميع أجهزة المكتب في مادة واحدة، ويمكنكم مراجعة مقالات لبيب للتعرف أكثر على الأجهزة المعدة للاستخدام المكتبي مثل آلات تمزيق الورق، وآلات الفاكس، وغيرها الكثير، ونتمنى أن تتمكنوا دائماً من اتخاذ الخيارات الصحيحة.